Você sabe administrar seu tempo?

Ano recém começando e nossos corações estão cheios de promessas e planos que fazemos no réveillon. Pensamento positivo ajuda sempre, mas saiba que este é apenas o primeiro passo a ser dado. Para realizar as metas de ano novo você precisa ter controle do seu tempo – pensando nisso separamos dicas valiosas que auxiliarão muito neste processo:

1 – Alinhe seus planos
Em uma escala diária de 24 horas, você dedica no mínimo um terço do seu tempo para o trabalho. Este motivo revela que é preciso alinhar suas metas pessoais com profissionais, em outras palavras, de nada adianta planejar o futuro sem levar em consideração o que a empresa espera de você e para você.
Na prática, isso quer dizer que é necessário conhecer os projetos da empresa e saber claramente o seu papel diante disso tudo, desta forma fica simples definir suas prioridades.
“Quem não tem objetivos fica perdido diante do tiroteio de tantas demandas”, afirma Leandro Santos, professor da Methodus Consultoria.

2 – Defina a estratégia
Crie planos de ação, detalhe as etapas que você precisa seguir – quando se tem um roteiro fica muito mais fácil concretizar os planos.
Neste ponto, a máxima “um passo de cada vez” é válida: “O ideal é segmentar as metas por meses ou períodos”, diz a consultora Andrea Piscitelli, que também é professora da FIA. “Assim, ele já começa o mês sabendo quais são as entregas”.
Como disse já Einsten: “Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos”.

3 – Otimize seu tempo
Uma dica para “fabricar” tempo é entender que tarefas não são sinônimo de produtividade, ou seja, muitas vezes trabalhamos muito durante o dia inteiro, realizando tarefas urgentes e fazendo favores à todos, e esquecemos de seguir um planejamento, tendo a sensação de que o dia não foi produtivo.
É possível administrar melhor o tempo listando e programando suas tarefas, dizendo não na hora certa e negociando prazos com colegas. Você perceberá que inclusive sua carga horária diminuirá e você terá rendido tanto quanto ou até mais que antes. Evitar distrações também é um favor importantíssimo. Segundo Andrea “a gente pode de verdade fabricar tempo”.

4 – Planos são compromissos
Todos os seus objetivos devem ser compromissos claros, determine data e hora para realizá-los. Na prática isso quer dizer que se a sua ideia é fazer uma viagem, separe um período na sua agenda para planejá-la, definir destino e companhia a ser contratada por exemplo.
“Isso aumenta seu poder de negociação porque você já está com a agenda bloqueada”, diz a professora.

5 – Falar não, é importante
Aceitar prontamente tudo o que lhe é proposto é um tiro no pé. A dica é “em vez de dar uma resposta imediata, mostre que é planejado e consulte a agenda”, diz Andrea. Se tiver outro compromisso, não hesite em falar não.

6 – Pare de ser escravo do e-mail
Talvez este seja um dos passos mais difíceis devido ao modo de vida que levamos e ao ritmo de trabalho do mundo corporativo – porém é de extrema importância programar a checagem de emails.
“É preciso começar a gerir a ferramenta de uma maneira mais consistente e menos vítima da emergência”, afirma a especialista.
Ou seja, defina horários específicos para responder aos e-mails. Sempre tendo em vista o que é prioridade, urgente e importante.

7 – Planeje um dia antes
Não existe a necessidade de esperar o dia amanhecer para listar e programar as tarefas que virão nas próximas horas. O ideal, segundo Santos, é estruturar sua lista de tarefas no dia anterior. “Se ele não estabelecer as prioridades, vai ficar preocupado com as coisas do dia seguinte”, afirma o especialista.
Você já começa o dia de trabalho da melhor forma possível, atacando aquilo que é prioritário – ou extremamente urgente. Ao fazer isso, “é como se o dia já estivesse ganho”, diz Santos.

8 – Otimismo é bom na medida certa
Autoconfiança é uma qualidade admirável, mas em excesso torna-se uma grande vilã. Essa confiança exacerbada de muitos profissionais pode colocar os planos por água abaixo.
“Muita gente deixa para última hora porque acredita que vai dar certo”, diz a especialista.
O grande problema é que nem sempre é assim, imprevistos sempre acontecem, estamos também suscetíveis a erros. Antecipar-se a eles e se planejar é fundamental.

Por fim, a especialista afirma: “Gestão de tempo é algo muito mais comportamental do que técnico. É uma questão de escolha. É perseguir essas metas incansavelmente”.

Texto adaptado a partir do artigo original da Revista Exame

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